QX Garage汽修门店数字化系统
SOFTWARE REQUIREMENTS SPECIFICATION

汽修门店数字化系统 · 需求说明书

文档编号 QX-SRS-2026-001 │ 版本 V1.0 │ 2026-11-08 │ 状态:待甲乙双方评审

项目名称汽修门店数字化系统(代号 QX-Garage)
客户方(甲方)____________(门店全称)
服务方(乙方)____________
适用版本轻量版 / 标准版 / 连锁版
关联文档《建设与运维服务报价单》《开发设计文档 QX-SDD-2026-001》《AI 自助修改能力方案 QX-AI-2026-001》
评审记录甲方确认人:_____ 日期:_____ 乙方确认人:_____ 日期:_____
怎么用这份文档: 第 5 章是需求清单,每条都有编号、优先级和验收要点,双方逐条确认后即为开发范围; 第 10 章是验收口径,签合同前先看这一章,能避免 80% 的后期扯皮; 第 2 章「不做什么」和第 9 章「假设与依赖」同样属于范围的一部分,不是免责套话。

1 概述

1.1 背景

独立汽修门店的经营数据大量停留在纸质工单、微信语音和 Excel 三件套上:报价靠嘴、库存靠记、回厂靠运气。 一套通用 SaaS 往往要求门店改变既有习惯,而门店的流程恰恰是老板十几年经验沉淀下来的,改不动、也不该改。

本项目采取「按门店现有流程定制 + 交付源码」的方式,把开单、报价、施工、结算、库存、提醒六件事做成一套门店自己能掌控的系统, 并在交付后保留二次修改能力。

1.2 目标

  • 业务目标:把「到期该保养的客户」变成「系统主动提醒的工单」,把「记在本子上的挂账」变成可对账的数据,把「说不清的库存」变成有台账的资产。
  • 效率目标:单车开单到出报价 ≤ 90 秒;月末对账从半天缩短到 30 分钟内;技师提成核算从 2 小时缩短到 10 分钟。
  • 管理目标:老板在手机上随时看到当日产值、进场台次、毛利与回厂率,不依赖前台口头汇报。
  • 交付目标:轻量版 7 个工作日、标准版 15 个工作日上线,源码与部署文档随验收交付。

1.3 读者对象

读者关注章节用途
门店老板2、4、5(P0 部分)、10确认范围与验收口径,判断投入产出
前台 / 店长4、5(FR-01~FR-16)确认日常操作是否符合现有习惯
技师 / 库管5(FR-08~FR-21)确认移动端操作是否可落地
开发与测试全部作为开发、测试与验收的依据

1.4 术语

术语说明
工单一次进店维修服务的完整记录,从接车到结算的唯一凭据,编号形如 RO20261108-0012
报价单工单下发给客户的待确认项目清单,含配件、工时、金额与预计交车时间
挂账本次不收款、记入客户欠款台账,后续还款冲销
回厂率到期应回厂的客户中,实际回厂的比例(按保养里程/时间窗口统计)
次数卡预付费的洗车/保养套餐,按次数核销,不做可退余额
模板可复用的功能单元,编号 T01~T15,与《模板清单与交付手册》一致

2 项目范围

2.1 建设内容

层次内容对应版本
前台接待接车开单、车辆档案、电子报价、客户确认轻量版起
车间施工技师报工、领料、施工留证、进度看板标准版起
结算收银工时配件结算、多方式收款、挂账与还款、小票轻量版起
库存采购配件出入库、盘点、预警、供应商对账标准版起
客户经营到期提醒、回访任务、优惠券、客户小程序轻量版(提醒)/ 标准版(营销)
经营管理经营看板、技师提成、权限与日志轻量版(看板)/ 标准版(提成)
多店总部看板、跨店结算、权限分级、配件调拨连锁版
交付物可运行系统、源代码、部署文档、数据库脚本、操作手册、培训全版本

2.2 明确不做(范围外)

以下内容不在本项目范围内,报价单亦未包含:
  • 保险公司理赔系统、车险平台核保接口的对接(接口不对外,任何一方都无法实现)。
  • 可退余额的储值卡资金池(涉及单用途预付卡监管,个体户发卡存在合规风险)。只做按次核销的次数卡/套餐卡。
  • 4S 店与经销商集团的 DMS/ERP 改造、与主机厂系统的对接。
  • 自研 OBD 硬件、远程车况诊断、行车数据采集。
  • 车辆残值评估、二手车交易、保险代理出单等业务系统。
  • 门店财务总账(本系统只做业务流水与简单收支,不替代财务软件)。
  • 硬件采购、网络布线、门店监控。

2.3 与现有系统的边界

  • 与微信生态:通过公众号/小程序官方接口对接,不使用任何个人号机器人、群控或外挂。
  • 与支付:使用微信支付商户号官方接口,资金直接进入甲方商户号,乙方不经手资金。
  • 与旧系统:如甲方原用其他软件,乙方提供一次性数据迁移(客户、车辆、库存),字段以旧系统导出为准;不保证历史工单附件与图片迁移。
  • 与电子发票:作为可选模块,前提是甲方已有开票资质与平台账号。

3 角色与权限

系统采用 RBAC(角色 — 权限点 — 用户)模型,权限点粒度到「菜单 / 按钮 / 数据范围」三级。默认内置五个角色,支持自定义角色。

角色典型人员核心权限数据范围
老板店主、合伙人全部功能;看板;折扣与免单审批;导出数据;查看操作日志全店(连锁为全部门店)
前台 / 店长接待、收银接车开单、报价、结算、客户档案、预约;不可改提成规则与权限本门店
技师维修工、钣喷查看派给自己的工单、报工、领料申请、上传施工照片仅本人经手工单
库管配件管理员入库、出库、盘点、预警处理、供应商单据本门店库存
系统管理员乙方运维 / 甲方 IT账号、角色、参数、备份、升级;不可查看经营明细金额(可配置)系统级
权限设计原则: 收银与改价分离(前台可收款,改价需老板审批);库存调整必须留痕(谁、何时、原值、新值); 技师看不见客户手机号全号(脱敏显示 138****5678),需要联系时由前台转接。

4 业务流程

4.1 主流程:一次进店服务

  1. 预约/到店:客户到店或小程序预约,前台核对车牌,系统自动带出车辆档案与历史维修记录。
  2. 接车开单:录入里程、油量、外观照片、客户描述的故障现象,生成工单,打印接车单或推送客户。
  3. 检查与报价:技师检查后录入项目与配件,系统按价目表自动算价,生成报价单推送客户微信。
  4. 客户确认:客户在微信中查看明细,点击确认(可电子签名);未确认项目不得施工。
  5. 施工与追加:技师领料、报工、上传施工前后照片;发现新增问题须发起「追加报价」,客户确认后方可施工。
  6. 结算:前台核对项目,选择收款方式(微信/现金/挂账/保险),折扣超阈值触发审批。
  7. 交车:生成电子小票或打印,登记下次保养里程/时间,客户签字确认交车。
  8. 回访与提醒:3 天后自动回访任务;保养、年检、保险到期前自动提醒,形成下一次进店。

4.2 异常流程

场景处理规则
客户不确认报价工单挂起,可转为「仅检查」并收取检查费;超 24 小时未确认自动提醒前台
施工中发现新增项目必须走追加报价,客户确认后才可领料施工;未确认施工的部分不计入结算
客户挂账后长期不还挂账台账按账龄分层(30/60/90 天),超期进入催收列表,前台可标记承诺还款日
配件缺货工单标记「待料」,生成采购建议;到货后自动通知前台
返修关联原工单生成返修单,工时默认 0 元,需老板审批后生效
断网前台可继续开单与结算(本地暂存),网络恢复后自动同步,冲突时提示人工确认

4.3 对账流程(月末)

系统按「收款方式 × 日期」生成日结单与月结单:应收(工单金额)— 实收(微信/现金/刷卡)— 挂账(新增与冲销)= 差异。 差异必须为 0 才可关账;不为 0 时列出可疑工单,由前台逐笔核对。供应商一侧按对账单核对采购与退货,生成应付台账。

5 功能需求

优先级定义:P0 上线必须具备,缺失则不予验收; P1 首个版本应具备,可在上线后 30 天内补齐; P2 增强项,进入二期清单,另行计价。

5.1 前台与接待

编号需求描述模板优先级验收要点
FR-01接车开单:录入车牌、里程、油量、客户描述,自动生成工单号;支持临牌与无车牌车辆T01P0熟练前台 90 秒内完成一单;车牌重复时提示调出历史档案
FR-02车辆与客户档案:一车一档,展示维修历史、里程曲线、上次保养时间T05P0输入车牌可 1 秒内带出档案;同名客户按手机号去重
FR-03外观与里程拍照留证:接车时拍摄不少于 4 张(前/后/左/右)并绑定工单T01P1照片可压缩上传,单张 ≤ 2MB;断网时可暂存本地
FR-04电子报价:按价目表自动算价(配件 + 工时),生成报价单并推送到客户微信T02P0推送成功率 ≥ 98%;客户未关注公众号时降级为短信链接
FR-05客户在线确认:客户在微信中查看明细并点击确认,记录确认时间、IP 与签名图T02P1确认记录可导出为 PDF,作为纠纷凭证
FR-06改价与折扣审批:低于底价或折扣超过阈值时,需老板在手机端审批T02/T04P1审批留痕(谁、何时、理由);未审批的折扣无法结算
FR-07追加报价:施工中发现新增项目,发起二次报价,客户确认后才可领料施工T02P0追加前后金额分别记录,结算时合并展示
FR-08预约管理:客户小程序或电话预约,生成预约单并占用工位时段T02P2预约到店可一键转工单

5.2 车间施工

编号需求描述模板优先级验收要点
FR-09技师接单与报工:技师在手机端看到派给自己的工单,点击开始/暂停/完成T03P0安卓 8.0 以上机型可用;操作不超过 2 次点击
FR-10领料:技师扫码或搜索配件发起领料,库管确认后自动出库并绑定工单T03/T07P1库存不足时阻止领料并给出替代件建议
FR-11施工留证:施工前后各至少 1 张照片,绑定工单与项目T03P1照片随工单归档,客户小程序可见
FR-12车间进度看板:按工位展示在修车辆、当前工序、预计完工时间T03P2大屏浏览器可全屏展示,30 秒自动刷新
FR-13返修单:关联原工单,工时默认 0,需老板审批T03P2返修率可按技师、项目统计

5.3 结算与收银

编号需求描述模板优先级验收要点
FR-14多种收款:微信、现金、刷卡、挂账、保险理赔,支持组合支付T04P0组合支付金额合计必须等于应收,否则不允许提交
FR-15挂账与还款:挂账计入客户欠款台账,支持部分还款与冲销T04P0台账可按账龄筛选;还款后余额实时更新
FR-16电子小票:结算后生成电子小票,可推送微信或打印(58mm/80mm)T04P1小票含工单号、项目、金额、下次保养提醒
FR-17发票信息登记:记录开票抬头、税号与开票状态T04P2与电子发票平台对接为可选加购模块
FR-18日结与月结:按收款方式生成日结单,差异不为 0 时禁止关账T04/T10P0日结单可打印,需前台签字存档

5.4 库存与采购

编号需求描述模板优先级验收要点
FR-19配件入库:采购入库、退货入库,记录批次与进价T07P0支持扫码枪与手工录入;同一配件多批次成本分别核算
FR-20出库与退料:工单领料出库、退料入库,库存实时扣减T07P0出库必须绑定工单或明确「非工单出库」原因
FR-21盘点:按分类或全盘生成盘点单,差异需说明原因T07P1盘点期间冻结库存变动,完成后自动解冻
FR-22低库存预警:按配件设置安全库存,低于阈值时推送提醒T07P1每天 8:00 汇总推送一次,避免频繁打扰
FR-23供应商与对账:采购单、退货单、月结对账单、应付台账T08P1对账单可导出 Excel 发给供应商核对

5.5 客户经营

编号需求描述模板优先级验收要点
FR-24到期提醒:按里程或时间推算保养到期,年检与保险到期提前 30 天提醒T06P0提醒名单每日生成,前台可一键批量发送;退订可关闭
FR-25回访任务:结算后 3 天生成回访任务,记录满意度与问题T06P1差评自动升级为老板待办
FR-26客户小程序:查维修记录、看报价、预约、评价、查看次数卡余额T02/T12P1微信授权登录,手机号脱敏展示
FR-27优惠券与老带新:发放优惠券,记录核销;老客户推荐新客可发券T12P2券的成本计入营销费用统计
FR-28次数卡/套餐卡:按次核销,不做可退余额T11P2核销记录可追溯,剩余次数客户可见

5.6 经营管理与系统

编号需求描述模板优先级验收要点
FR-29经营看板:当日/当月产值、进场台次、客单价、毛利、回厂率,微信内可查看T10P0数据延迟 ≤ 5 分钟;支持按周/月切换
FR-30技师提成:按工单、工时或项目提成,自动生成提成表T09P1规则可配置;提成表可导出并支持技师查看本人明细
FR-31员工与权限:账号、角色、权限点分配—P0禁用账号立即失效;权限变更记录日志
FR-32数据导入导出:客户、车辆、库存批量导入;经营数据导出 ExcelT14P1导入前校验必填与重复,错误行可下载修正
FR-33操作日志:登录、改价、折扣、库存调整、数据导出全部留痕—P1日志不可删除,保留 ≥ 12 个月
FR-34安卓客户端自动升级:启动时检查版本,支持热更新与整包升级—P0升级不影响未提交的本地单据;失败可回滚
FR-35多店与总部(连锁版):总部看板、跨店结算、权限分级、配件调拨T13P2门店数据默认隔离,总部按授权查看
版本与需求的对应关系: 轻量版交付 FR-01、02、04、07、14、15、18、24、29、31、34(P0 中的核心闭环); 标准版在此之上补齐 FR-03、05、06、09、10、11、16、19~23、25、26、30、32、33; 连锁版再加 FR-35。P2 项默认进入二期清单,如需在首版交付须走变更单。

6 非功能需求

6.1 性能

指标要求测量条件
并发用户单店 ≥ 20 并发在线,操作不排队门店真实网络,5 台终端同时操作
开单页首屏≤ 2 秒4G/宽带,首次加载后命中缓存
列表查询10 万条工单量级下 ≤ 1.5 秒默认分页 20 条
结算提交≤ 1 秒返回结果含库存扣减与流水写入
报价推送≤ 5 秒送达微信依赖微信侧通道,超时重试 3 次
看板刷新数据延迟 ≤ 5 分钟准实时聚合,非强一致

6.2 兼容性

  • 浏览器:Chrome / Edge 100 及以上;不支持 IE。屏幕最小 1366×768,兼容 1920×1080 与门店一体机。
  • 安卓:8.0 及以上,覆盖主流国产机型;适配全面屏与刘海屏。
  • iOS:仅客户侧小程序与 H5,系统版本随微信要求(iOS 14+)。
  • 微信:小程序基础库近两个大版本;公众号模板消息/订阅消息按当期规则适配。
  • 打印:58mm 与 80mm 热敏小票机(ESC/POS),A4 激光/喷墨打印机。

6.3 离线与弱网

门店网络不稳定是常态。要求:前台在断网时仍可开单、报价、结算(数据暂存浏览器本地库), 网络恢复后自动同步;同步冲突以本地最新操作为准并生成差异提示,由前台确认。 技师端在弱网下允许先拍照本地缓存,联网后补传。

6.4 可用性与可维护性

  • 可用性 ≥ 99.5%(自然月),计划内维护提前 24 小时通知,安排在 22:00 后。
  • 故障恢复:单机部署 RTO ≤ 2 小时、RPO ≤ 24 小时(每日备份);私有化客户可加装实时备份。
  • 可维护:模板化 + 配置化,门店差异通过参数与字典实现,不改代码。
  • 可迁移:交付源码与数据库脚本,提供部署文档,允许甲方或第三方接手。

6.5 安全与合规

  • 认证:账号密码(bcrypt 存储)+ 微信扫码登录;连续 5 次失败锁定 10 分钟。
  • 传输:全站 HTTPS(TLS 1.2+),接口签名防重放。
  • 敏感数据:手机号、身份证号(如采集)加密存储,界面默认脱敏。
  • 权限:RBAC 三级权限;越权访问返回 403 并记录日志。
  • 审计:改价、折扣、库存调整、导出、删除等操作全量留痕,保留 ≥ 12 个月。
  • 合规:遵守《个人信息保护法》,采集前明示用途并取得同意;不将客户数据用于模型训练或对外提供; 生成式 AI 能力如对外提供,按监管要求完成备案/登记并公示模型信息。
  • 数据归属:全部经营数据归甲方;合同终止后 30 日内导出并删除副本。

7 数据需求

7.1 核心数据实体

实体说明关键字段量级估算(单店/年)
客户车主或单位客户姓名、手机号、来源、标签、欠款余额1,500~5,000
车辆一车一档车牌、VIN、品牌车型、里程、上次保养1,500~5,000
工单一次服务工单号、状态、里程、接车/交车时间、金额3,000~12,000
工单明细项目与配件行类型、名称、数量、单价、成本、技师工单 × 3~8
报价单待客户确认的清单版本号、金额、确认状态、确认时间≈ 工单数
配件库存物料编码、名称、规格、单位、安全库存、成本价800~4,000
库存流水出入库记录类型、数量、批次、单价、关联单号5,000~30,000
收款流水结算记录方式、金额、时间、收款人、关联工单≈ 工单数
挂账台账客户欠款客户、金额、发生日、已还、余额、账龄200~1,500
提醒任务到期与回访类型、对象、触发日、状态、发送渠道2,000~10,000
操作日志审计操作人、动作、对象、前后值、IP、时间50,000+

7.2 数据保留与归档

  • 工单与结算数据在线保留 ≥ 3 年,3 年以上转入归档表,可查询不可改。
  • 操作日志保留 ≥ 12 个月;照片与附件保留 ≥ 2 年(可按甲方要求延长)。
  • 每日 02:00 全量备份,保留 30 天;每月 1 日做一次月备份,保留 12 个月。

7.3 数据迁移

  • 甲方提供 Excel 或旧系统导出文件,字段清单由乙方在需求确认时给出模板。
  • 迁移范围:客户、车辆、配件、库存期初、未结清挂账。历史工单默认不迁移(如需迁移另行评估)。
  • 迁移后抽样 50 条与原始数据核对,一致率 100% 方视为通过。

8 接口需求

接口用途方向前置条件 / 备注
微信网页授权 / 小程序登录客户身份识别、openid 绑定出甲方提供已认证公众号/小程序 AppID 与 Secret
微信模板消息 / 订阅消息报价推送、确认通知、到期提醒、回访出需在微信后台配置模板并审核通过
微信支付(JSAPI / 小程序 / 付款码)收款出甲方商户号开通对应产品;资金直达甲方账户
短信通道未关注公众号客户的降级通知出甲方实名认证的短信服务商,费用自理
电子发票平台开票(可选加购)出甲方已有开票资质与平台账号
小票打印(ESC/POS)接车单、结算小票本地通过本地打印服务或浏览器打印
版本检查与升级包安卓客户端升级出升级包与清单托管在乙方或甲方自有对象存储
接口不可用的处理: 微信、支付、短信均属第三方,规则变更或临时故障不由乙方承担违约责任,但乙方须在 4 小时内响应并给出替代方案 (如短信降级、手工补录、延后推送)。

9 假设、依赖与约束

9.1 假设

  • 门店有稳定的宽带或 4G 网络,且至少有一台可用于收银的电脑(Windows 10 及以上)。
  • 甲方已具备或愿意办理微信支付商户号、公众号/小程序(乙方可协助,官方费用由甲方承担)。
  • 门店的价目表、配件清单、客户数据可提供电子版或可录入的纸本。
  • 甲方指定 1 名对接人,负责需求确认、数据提供与验收组织。

9.2 依赖

  • 微信生态(授权、消息、支付)的可用性与审核时效。
  • 短信服务商与电子发票平台的可用性。
  • 甲方提供的服务器/云主机(私有化方案)或乙方托管环境(托管方案)。

9.3 约束

  • 工期自需求确认表、数据样本、账号资料齐备之日起计算。
  • 首版不接收「边做边改需求」;新增需求走变更单,按 800 元/人时计价。
  • 门店如需在营业高峰(9:00–18:00)上线,切换窗口不超过 2 小时,需提前 3 天预约。

10 验收标准

验收以以下 5 条同时满足为准,逐条现场验证并签字:

#验收项判定方式
1门店真实网络 + 真实手机完成 20 笔真实工单全流程(开单→报价→施工→结算→提醒设置)无阻断现场操作,前台独立完成,乙方不代操作
2报价单能成功推送到客户微信,且客户确认记录可查询、可导出用 3 个不同客户手机实测
3关键页面在门店网络下首屏加载 ≤ 3 秒Chrome DevTools 或秒表实测 3 次取中位数
4迁移数据抽样 50 条,与甲方原始数据一致率 100%双方各抽 25 条比对
5老板、前台、技师各完成 1 小时培训并签字确认培训确认单

验收期限:乙方书面通知验收后 5 个工作日内,甲方应组织验收;逾期未提出书面异议视为验收通过。 验收通过后进入 30 天质保期,只修缺陷不加功能。

11 变更管理

  1. 提出:任何一方以书面(微信文字亦可)提出变更,说明目的、影响范围与期望时间。
  2. 评估:乙方在 2 个工作日内给出工时估算、费用影响与对工期的影响。
  3. 确认:甲方书面确认后生效,双方签署《变更单》,版本号 +0.1。
  4. 执行:未确认的变更乙方有权不执行、不顺延工期;紧急修复类变更可先执行后补单。
  5. 计价:超出范围的功能开发按 800 元/人时;单次 ≤ 2 人时的小改动计入年度服务费的「每月 2 次」额度。

12 附录

12.1 需求与模板对照

模板覆盖需求轻量版标准版连锁版
T01 接车开单FR-01、FR-03✓✓✓
T02 电子报价FR-04~FR-08、FR-26部分✓✓
T03 施工报工FR-09~FR-13—✓✓
T04 结算收银FR-14~FR-18✓✓✓
T05 客户车辆档案FR-02✓✓✓
T06 到期提醒FR-24、FR-25✓✓✓
T07 配件进销存FR-19~FR-22—✓✓
T08 供应商对账FR-23—✓✓
T09 技师提成FR-30—✓✓
T10 经营看板FR-29✓✓✓
T11 次数卡FR-28——✓
T12 营销与评价FR-27—✓✓
T13 连锁总部FR-35——✓
T14 数据迁移FR-32—✓✓
T15 鸿蒙版———按需(不建议)

12.2 参考文件

  • 《建设与运维服务报价单(深圳版)》——价格、付款、质保条款以该文件为准。
  • 《开发设计文档 QX-SDD-2026-001》——架构、数据模型、接口与部署方案。
  • 《模板清单与交付手册》——人时估算、交付 SOP、合规要点。
  • 《个人信息保护法》《生成式人工智能服务管理暂行办法》——数据与 AI 能力的合规依据。

本文档为 V1.0 首版,双方评审确认后冻结;任何修改以变更单为准并同步升版。文档编号 QX-SRS-2026-001。

QX Garage · 需求说明书 V1.0 · 2026-11-08